Zpracování a ochrana osobních údajů v notářské kanceláři
JUDr. Aleny Havránkové, Ph.D., notářky v Blansku

JUDr. Alena Havránková, Ph.D., notářka se sídlem v Blansku, podle ustanovení čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) tímto poskytuje přehled o zpracování o ochraně osobních údajů ve své notářské kanceláři na adrese Blansko, nám. Republiky 1262/3, PSČ 678 01.
Správce osobních údajů:  JUDr. Alena Havránková, Ph.D., tel. 721 482 005,  e-mail: notarka.havrankova@gmail.com, ID datové schránky a5rb9nb v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení).
Správcem osobního údaje v oblasti pozůstalostního řízení je příslušný okresní nebo obvodní soud, který pověřil notáře vedením řízení o pozůstalosti, a to Okresní soud v Blansku.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) je pověřen Ing. Jaroslav Šustr, MBA, se sídlem Notářská komora České republiky, Apolinářská 12, 128 00 Praha 2, Česká republika, tel: +420 224 921 126, e-mail: jaroslav.sustr@nkcr.cz
V oblasti činnosti v pozůstalostním řízení, podle § 37 odst. 1 písm. a) GDPR správce nebo zpracovatel nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů, v případě, kdy zpracování provádí soud jednající v rámci svých soudních pravomocí. Notář v pozůstalostním řízení jako soudem pověřený soudní komisař provádí úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti. Pro oblast činnosti v pozůstalostním řízení tak není pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován.
Účel a právní základ zpracování osobních údajů: Notář je ve smyslu zákona č. 358/1992 Sb., o notářském řádu a jejich činnosti (notářský řád) fyzická osoba, kterou stát pověřil notářským úřadem. Při své notářské činnosti zejména sepisuje veřejné listiny o právních jednáních, osvědčuje právně významné skutečnosti a prohlášení, přijímá listiny a peníze do notářské úschovy, dále provádí zápisy do Rejstříku zástav, veřejných rejstříků a veřejných seznamů (notářská činnost). V souvislosti s ní může udělovat právní porady a zastupovat v jednání s fyzickými a právnickými osobami a v řízení před orgány veřejné moci, sepisovat listiny, zpracovávat právní rozbory, vykonávat správu majetku, funkci insolvenčního správce atd.
Notář dále ve smyslu § 100 zákona č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních, jako soudní komisař pověřený soudem provádí úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti.
Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností a pro splnění úkolů, prováděném ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, zejména těch, které jsou účastníci notářského zápisu o právním jednání, jejich zástupci, svědci úkonu, důvěrníci, tlumočníci, žadatelé o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelé o notářskou úschovu listin, složitelé a příjemci notářské úschovy peněz, jiné osoby ve smyslu § 91 notářského řádu, věřitelé podle § 94b a násl. notářského řádu atd.
Dále jako soudní komisař zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení o pozůstalosti.
Současně notář za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční, zpracovává osobní údaje smluvních dodavatelů-fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností.
Notář je dále zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a v souladu s tímto právním předpisem vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.
Právními tituly pro zpracování osobních údajů v notářské kanceláři JUDr. Aleny Havránkové, Ph.D., tedy podle GDPR jsou:
– nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje;
– nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel;
– nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Získávání osobních údajů z jiných zdrojů:  Je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétního úkolu, může notář získat osobní údaje z veřejných rejstříků nebo seznamů anebo z neveřejných informačních systémů, k nimž má zákonné oprávnění přistupovat (§ 109a až § 109f notářského řádu). Osobní údaje mohou být postoupeny orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou notáři doručeny.
Předávání osobních údajů:  Případné předávání osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci.
V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to  za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.
Délka uchovávání osobních údajů:
Délka uchovávání osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v pozůstalostním řízení) vychází z kancelářského řádu, vnitřního předpisu Notářské komory České republiky. Po uplynutí lhůty stanovené v § 30 odst. 1, § 49 odst. 2 kancelářského řádu jsou písemnosti, obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě. Písemnosti, obsahující osobní údaje, definované v § 49 odst. 1 kancelářského řádu podléhají skartačnímu řízení a po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu jsou zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
V případě činnosti v pozůstalostní řízení notář po ukončení příslušného pozůstalostního řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ust. § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
Práva a povinnosti subjektů osobních údajů: GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:
a) právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR )
b) právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR)
c) právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Následující práva mohou být uplatněna pouze v omezeném rozsahu či je nelze uplatnit:
a) právo na výmaz (právo být zapomenut) – (čl. 17 GDPR)
b) právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
c) právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR)
d) právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)
Uplatnění dotazů a žádostí – své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Orgán pro vyřízení stížností – Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).

Kontaktní údaje úřadu:

Adresa: Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7
Telefon: pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), fax: +420 234 665 444
WWW: oficiální: https://www.uoou.cz
E-mail: oficiální: posta@uoou.cz
ID datové schránky: qkbaa2n